Trova e rimuovi il 30% dei costi di licenza nascosti

Breve storia del licensing per il software in cloud

Chiunque lavori nel settore informatico avrà notato la creatività senza limiti dei fornitori quando si tratta di tipi di licenze e strutture. Per utente, per dipendente, per CPU, per GB e così via. La maggior parte di questi hanno le loro radici nell’IT tradizionale on-premises. E poi è arrivato il cloud…….

A Saleforce si può probabilmente attribuire il merito di aver dato il via al mercato del cloud-software, a partire dall’anno 2000, con la loro affermazione “no software“. Molto è cambiato da allora e sempre più imprese cercano di supportare le loro esigenze di business con servizi cloud.

I modelli di licenza non sono cambiati

La maggior parte dei fornitori non è riuscita a cambiare il proprio modello di licenza, durante il porting del proprio software nel Cloud. Se il servizio nel Cloud è migliore per il cliente, perché non un modello di licenza altrettanto appropriato? Cosa intendo dire con questo:

Avete scelto una nuova applicazione e il rappresentante del fornitore vi chiede di quante licenze avrete bisogno. La vostra organizzazione impiega 5.000 persone, quindi andate a comprare la quantità necessaria per coprire tale esigenza, in anticipo per un anno ma più probabilmente per tre anni.

La mancanza di scalabilità

Il problema è che il modello non corrisponde in alcun modo alle vostre reali esigenze. Ciò di cui avete veramente bisogno è la flessibilità di aumentare e diminuire le quantità al variare delle esigenze organizzative. Ma prima di fare un passo avanti, diamo un’occhiata a quale sia la realtà per molti clienti oggi.

Nel corso di un anno, l’utilizzo di un sistema può essere influenzato da una serie di fattori. Che si tratti di ferie prolungate, congedi per malattia, dipendenti che entrano o escono dall’organizzazione, fusioni e dismissioni, o permessi a causa di una pandemia globale, tutti questi fattori avranno un impatto sull’utilizzo. Potremmo avere un grafico tipo questo:

I venditori ora diranno: “Beh, vedo che il numero massimo di utenti potrebbe essere di 5.000 in un dato mese!”, quindi dovrete acquistare 5.000 licenze. Questo tipo di contratto è visualizzato dalla linea nella grafica sottostante:

Perché concedere in licenza una soluzione SaaS nel modo in cui le licenze per mainframe sono state addebitate per decenni, pagando per i picchi e non per l’utilizzo effettivo? Per la maggior parte dell’anno si ha un eccesso di licenze. Questo è ottimo per il fornitore di software, anche se meno vantaggioso per voi  come cliente. Il grafico successivo mostra quanto possa essere scioccante questo fatto.

Nel tentativo di risparmiare un po’ di soldi, potreste prendere in considerazione la possibilità di abbassare il numero di licenze da ordinare. Sfortunatamente, vi trovate poi di fronte alla realtà di utenti bloccati durante i picchi, alle penalità per uso eccessivo o alla creazione di soluzioni alternative per evitare di superare il numero di utenti con licenza. Nessuna di queste opzioni è interessante.

Se doveste indagare sulla perdita dovuta al costo eccessivo  della licenza per la vostra organizzazione, potrebbe facilmente essere il 10-30% di quanto avete pagato per le licenze. Moltiplicatelo per i numerosi strumenti e prodotti utilizzati dai vostri team e vedrete quanto velocemente questo prosciughi il vostro budget.

Le licenze concorrenti potrebbero aiutare

I fornitori naturalmente sono ben consapevoli di questo problema e quindi molti offrono modelli di utenti concorrenti/floating. Anche se questo risolve alcuni problemi, non risolve l’over-licensing perché si deve ancora ordinare per i picchi di consumo.

E la cosa peggiora

Molti modelli di licenza richiedono che le licenze siano ordinate prima dell’inizio di un progetto. Inoltre, queste licenze sono spesso legate a un determinato periodo di tempo. Se il vostro progetto dovesse subire dei ritardi, la perdita di valore per le licenze non utilizzate colpirebbe i vostri profitti in modo ancora più aggressivo. Con solo una manciata di licenze utilizzate durante l’implementazione, perderete denaro senza rendervi conto di alcun valore fino a quando la vostra organizzazione non massimizzerà l’utilizzo delle licenze.

I produttori di software come AWS e Microsoft Azure hanno permesso ai fornitori di software di scalare la loro infrastruttura su e giù a seconda dell’uso effettivo. È giunto il momento che i fornitori di software trasmettano un po’ di questa flessibilità ai loro clienti.

Il modo giusto

I fornitori SaaS che vogliono offrire un modello di licenza più flessibile dovrebbero riconsiderare il prezzo dei loro prodotti. Le aziende innovative nel Cloud spesso offrono al cliente le seguenti opzioni:

• Pay-As-You-Go

Pagate l’utilizzo effettivo solo alla fine di ogni periodo di fatturazione. Di solito, questo significa anche un costo di licenza leggermente più alto, a causa del maggiore impegno richiesto per l’invio e la riscossione dei pagamenti mensili. Ma questo dà ai clienti la libertà di aumentare e diminuire come ritengono opportuno e non sono impegnati in un contratto a lungo termine.

• Crediti per servizi prepagati

Per godere di prezzi più vantaggiosi, le organizzazioni possono acquistare in quantità e utilizzare le licenze nel tempo in base ai propri bisogni e senza timore della scadenza della licenza o di aumenti di prezzo. Le esigenze della vostra azienda determinano quante licenze dal vostro pool prepagato di crediti del servizio vengono consumate nel tempo.

La vostra nuova realtà potrebbe essere così:

Sembra migliore, non è vero?

L’argomento delle licenze è importante per me non solo come CEO di 4me alla ricerca di più modi per superare in astuzia i nostri concorrenti, ma è importante anche per me come acquirente di SaaS. Tutti i servizi applicativi che utilizziamo internamente sono ottenuti come servizio e speravo che i nostri fornitori SaaS offrissero modelli di prezzo simili a quelli che offriamo ai nostri clienti.

Se desiderate alcuni suggerimenti concreti su come negoziare i contratti SaaS, vi invito a leggere un articolo che abbiamo pubblicato l’anno scorso su questo argomento: 4 Tips for Purchasing Managers.

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Chi sono?

Mi chiamo Cor Winkler Prins, sono l’amministratore delegato e co-fondatore di 4me. Lavoro nel settore del service management da più di 20 anni. In 4me crediamo sia il nostro ruolo portare la gestione dei servizi aziendali a un livello superiore. Per fare questo, cerchiamo costantemente modi per rimuovere la complessità, il che consente ai nostri clienti di liberare le risorse necessarie per migliorare la loro gestione dei servizi.

Fonte: Linkedin Cor Winkler Prins  CEO at 4me