Trasformare il portale self-service nella più preziosa risorsa per i dipendenti

La maggior parte dei dipartimenti IT ha già un portale self-service, ma lottano per convincere i dipendenti a usarlo. Per vari motivi, i dipendenti continuano a chiamare o inviare un’e-mail al service desk ogni volta che hanno bisogno dell’aiuto degli esperti IT. Questo è un peccato perché il portale self-service offre molti vantaggi per i dipendenti e per l’IT. Per esempio, i dipendenti possono usare il portale self-service per presentare richieste 24×7 e per vedere l’avanzamento delle stesse. Ancora più importante, possono trovare le risposte alle domande frequenti, permettendo loro di risolvere il problema, anche quando il service desk è chiuso.

Questo non è solo un vantaggio per i dipendenti dell’organizzazione; rappresenta anche una riduzione significativa (realisticamente tra il 10% e il 30%) del numero di richieste presentate. A sua volta, questo significa meno personale per il service desk.

Quindi, come può un dipartimento IT convincere i suoi dipendenti a smettere di usare il telefono o l’e-mail e iniziare a usare il portale self-service? Il primo passo è assicurarsi che il portale soddisfi i requisiti minimi di usabilità ed efficienza.

Requisiti minimi del portale self-service

I dipartimenti IT che hanno già impostato un portale self-service per i dipendenti hanno capito che ci sono alcuni requisiti minimi che devono essere soddisfatti se vogliono che almeno parte della forza lavoro lo usi.

• Single Sign-On

Gli utenti non iniziano magicamente a lavorare nel modo più efficiente, specialmente quando il primo passo è scomodo. Se le persone devono accedere al portale con un nome utente e una password, probabilmente decideranno che è più facile prendere il telefono o digitare una e-mail veloce.

• Facilità d’uso

L’interfaccia del portale deve essere intuitiva e non richiedere formazione, anche per gli utenti inesperti.

• Moduli per le richieste standard

Avere moduli per le richieste standard all’interno del portale è vitale. Questi permetteranno agli utenti di inviare le loro richieste più rapidamente offrendo alcuni checkbox o campi che mostrano solo le scelte pertinenti. Questi moduli consentono anche al dipartimento IT di raccogliere esattamente le informazioni di cui hanno bisogno per completare le richieste, evitando il dispendio di tempo di dover contattare il richiedente per i dati mancanti. Meglio ancora, i moduli assicurano che i ticket vengano passati direttamente al team corretto di supporto, bypassando così la necessità di coinvolgere il service desk. E infine, i dati strutturati che questi moduli necessitano, permettono una gestione delle richieste. Usando i moduli per le richieste standard, il richiedente ottiene più rapidamente ciò di cui ha bisogno.

• FAQ e Knowledge Articles

Le risposte alle domande più frequenti e i Knowledge Articles con istruzioni facili da seguire aiutano gli utenti a risolvere i propri problemi da soli.

Sapere che non dipendono più da altri li incoraggia a usare il sistema più spesso e a ridurre il carico di lavoro del service desk.

• Smart Search

Una capacità di ricerca di base è standard in quasi tutte le interfacce dei software. Ma affinché l’utente riceva solo informazioni rilevanti, questa funzione di ricerca deve avere una certa intelligenza.

Deve sapere quali servizi sono utilizzati dalla persona che esegue una ricerca, limitando i risultati alle richieste standard e ai knowledge articles per questi servizi. Idealmente, il portale permette anche all’organizzazione di supporto di analizzare le ricerche eseguite.

• App per smartphone

Dato che le persone passano sempre più tempo sui loro smartphone, dovrebbero anche essere in grado di usare questi dispositivi per accedere al supporto. Gli utenti non vogliono sempre aspettare di essere dietro i loro computer per inviare una richiesta. Senza un’applicazione per smartphone continuerebbero a usare i loro dispositivi mobili per chiamare o inviare un’e-mail al service desk.

Liberare il potenziale del portale

Avere un portale che soddisfa questi requisiti minimi farà sì che una percentuale ragionevole di dipendenti lo preferisca rispetto al contattare il service desk per telefono o via e-mail. Ottenere fino al 40% non è insolito, ma dipende dall’intuitività dell’interfaccia del portale, così come la qualità del knowledge che fornisce e l’usabilità dei suoi moduli.

Per un direttore IT, arrivare a un tasso di adozione significativamente più alto può non sembrare realistico, ma in realtà è sorprendentemente facile. Il trucco è guardare al di fuori del dipartimento IT.

Un recente studio di Enterprise Management Associates (EMA)(1) ha scoperto che i benefici all’IT arrivano quando l’uso del suo portale self-service è esteso oltre l’IT. Quando l’IT permette ad altre funzioni aziendali (come HR, Acquisti, Facilities, Marketing, Legale, ecc.) di offrire supporto ai dipendenti tramite lo stesso portale, aumenta drasticamente il suo uso.

Con il senno di poi, questo sembra ovvio. Dopo tutto, se le persone hanno bisogno del portale solo una o due volte al mese quando necessitano di supporto IT, non si sentono mai veramente a loro agio nell’usarlo. Secondo lo studio anche con un solo dominio di supporto aggiuntivo (più comunemente HR) sul portale, il dipartimento IT vede un drastico aumento nell’uso del self-service per le richieste IT.

Incoraggiando le organizzazioni a usare il portale self-service per altri servizi oltre che per il supporto IT, lo studio evidenzia molti altri benefici.

Questi benefici includono una migliore collaborazione tra IT e altre funzioni aziendali e una maggiore disponibilità dell’azienda a investire ulteriormente nell’usabilità del portale.

Poiché la maggior parte dei portali self-service sono costruiti su una piattaforma di IT service management (ITSM), EMA ora vede queste piattaforme utilizzate ben oltre i confini del dipartimento IT. Questa tendenza da ITSM a ESM (enterprise service management) è ciò che EMA chiama: La (r)evolution dell’ITSM.

Considerazioni importanti

Prima di incoraggiare altre funzioni aziendali a fare uso della piattaforma ITSM utilizzata dal reparto IT, ci sono alcune cose da considerare.

In un’implementazione a livello aziendale della piattaforma di service management, il portale self-service dovrebbe essere il punto dove i dipendenti vanno quando una lampadina deve essere sostituita in una sala riunioni, quando è necessario l’accesso a un’unità condivisa, o quando un contratto di un fornitore deve essere rivisto. I dipendenti non dovrebbero avere bisogno di sapere chi, o anche quale dipartimento, contattare per tali richieste. Inoltre, gli ingegneri del dipartimento Facilities Management probabilmente non vogliono vedere le richieste destinate agli specialisti IT, e gli specialisti IT probabilmente non dovrebbero vedere le richieste destinate all’ufficio legale. Per le richieste alle risorse umane la separazione dei dati è essenziale poiché gli impiegati condividono molte informazioni sensibili in tali domande e devono fidarsi del portale che mantenga i loro dati privati. Non tutte le piattaforme ITSM rendono facile impostare un unico portale per tutti i dipendenti di un’organizzazione che separi rigorosamente le richieste dei diversi dipartimenti.

Un’altra considerazione importante è che ogni dipartimento avrà esigenze diverse e vorrà configurare la piattaforma di service management in modo differente per garantire che soddisfi queste necessità. Il dipartimento IT può avere diverse necessità per gestire i suoi asset, mentre il reparto HR sarà più esigente quando si tratta della configurazione del loro knowledge base. Nelle grandi imprese con dipartimenti IT o HR in diversi paesi, si noterà inoltre che ogni paese avrà esigenze leggermente diverse per la configurazione del proprio ambiente di service management. Per questi motivi, alcuni strumenti di ITSM potrebbero non soddisfare le necessità degli altri dipartimenti che potrebbero essere interessati ad usare il portale self-service.

Collaborazione Aziendale

4me è progettato per rispondere a questi requisiti. L’innovativo uso di un directory account e di domini di supporto (2) dà a ogni funzione aziendale la possibilità di impostare il proprio ambiente di service management, rendendo possibile per un dominio di supporto modificare le proprie impostazioni senza influenzare gli altri. Non importa quanto i domini di supporto personalizzino i loro ambienti 4me, essi continuano a essere in grado di collaborare in modo sicuro e senza interruzioni tra loro.

1). ESM: the (r)evolution of ITSM Author: Valerie O’Connell, Research Director at Enterprise Management Associates (EMA) Published: May 04, 2020

2). Introducing Directory Accounts Author: Cor Winkler Prins, CEO at 4me, inc.
Published: July 07, 2015

Fonte: 4me