“La piattaforma corrisponde perfettamente alle nostre esigenze. L’interfaccia è agile, dinamica e intuitiva, il che è molto apprezzato da tutti gli utenti e dagli agenti. E la piattaforma è veloce e trasparente, rendendo facile vedere rapidamente lo stato delle richieste pendenti, l’avanzamento dei singoli progetti e lo stato delle attività in tutta l’organizzazione.” Ivano Di Remigio, coordinatore del supporto IT dell’USI per gli utenti con funzione di Service Manager.
Informazioni sul cliente
L’Università della Svizzera italiana (USI) è una delle dodici università pubbliche ufficialmente riconosciute dal sistema accademico svizzero. Opera in diverse aree di studio e di ricerca e ha tre campus a Lugano, Mendrisio e Bellinzona nella Svizzera italiana. Attualmente conta 3.350 studenti, 10.455 laureati e uno staff accademico e amministrativo di oltre 1.200 persone.
Fondata 25 anni fa, l’USI è una realtà in continuo sviluppo, lanciata verso nuove sfide, ma sempre nel segno dei suoi tre valori guida: qualità, apertura e responsabilità.
Modernizzare la gestione dei servizi
L’USI è cresciuta rapidamente dalla sua fondazione e sta consolidando i propri processi di gestione, in particolare per le richieste degli utenti informatici. Aveva una soluzione legacy open-source per la gestione dei casi legati ai servizi informatici (incident, problem, request) e ad alcune altre aree. Lo strumento funzionava bene inizialmente, ma la sua interfaccia utente presentava dei limiti: era progettato per risolvere casi, non per fornire servizi agli utenti dell’IT.
L’USI era alla ricerca di uno strumento di nuova generazione in grado di soddisfare tutte le esigenze di servizi IT dell’organizzazione in un’unica piattaforma. Uno dei fattori più importanti per la scelta di un nuovo strumento era che USI voleva l’opportunità di integrare completamente il suo Service Catalog con i suoi processi e la gestione dei rischi.
Un altro requisito essenziale per USI era che il fornitore fornisse un supporto dinamico, reattivo, professionale e competente, che 4me offriva.
L’USI ha deciso di implementare 4me passo dopo passo in un periodo di circa un anno. Questo è stato intrapreso dal partner italiano di fiducia di 4me, C.H. Ostfeld Servizi, che si è assicurato che il progetto si svolgesse senza inconvenienti e che l’USI si ritrovasse con uno strumento che rispondesse esattamente alle sue esigenze.
Formazione
Come parte del processo di implementazione, C.H. Ostfeld Servizi ha fornito la formazione iniziale, che è stata dedicata a due diversi gruppi di agenti: specialisti e amministratori.
Go Live
L’intero dipartimento servizi IT ora usa 4me e l’USI ha un supporto centralizzato per tutti gli utenti per tutte le richieste e i problemi relativi al supporto, alle applicazioni aziendali e all’infrastruttura.
Risultati
4me ha sostituito diversi strumenti separati utilizzati da USI e offre un unico punto per gestire le richieste e i servizi, risparmiando sia il tempo degli utenti che i costi dei singoli strumenti. Per esempio, le knowledge pages sono state rese disponibili tramite 4me Knowledge Management, offrendo un unico punto di riferimento per tutte le richieste e le istruzioni. Anche il Project Management di 4me ha sostituito uno strumento separato. L’USI dispone ora di una piattaforma completa per la gestione dei servizi che offre piena trasparenza e controllo.
Ivano Di Remigio spiega: “Una delle belle cose è che l’introduzione di 4me ci ha permesso di analizzare, e dettagliare ulteriormente il Service Catalog rendendolo più organico ed efficiente.”
“Le richieste vengono tracciate meglio e in modo più organico, e possiamo facilmente migliorare e sviluppare i servizi. Ora abbiamo raggiunto un buon livello di collaborazione e comunicazione con gli utenti attraverso uno strumento unico. Abbiamo ricevuto un feedback molto positivo da parte degli utenti, soprattutto sulla trasparenza che ora siamo in grado di offrire con il Request Management”.
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Fonte: 4me