Il GDPR presenta una sfida complessa, creando nuove regole per le società e nuovi diritti per gli individui i cui dati sono raccolti e trattati da tali società. Più dati ha un’organizzazione, più difficile sarà affrontare questa sfida.

Il GDPR è stato promulgato in risposta alla crescita esponenziale dei dati negli ultimi due decenni e alla crescente frequenza e gravità delle violazioni dei dati, quindi sarebbe ovvio che la legge imponga un onere maggiore alle organizzazioni che gestiscono enormi quantità di informazioni. Anche se può sembrare un passo nella direzione sbagliata, la riduzione della quantità di dati raccolti e memorizzati può ridurre le probabilità di dover affrontare le sanzioni pecuniarie e la perdita di fiducia dei consumatori che ne deriverebbe a seguito di una violazione della sicurezza.

Spostare i dati fuori dalla giurisdizione dell’UE, come ha fatto Facebook, è improbabile che sia una buona soluzione a lungo termine. Il GDPR è stato menzionato frequentemente durante le udienze del Congresso di aprile su Facebook e Cambridge Analytica, segnalando che una versione americana del GDPR potrebbe presto essere in lavorazione. La mossa migliore consiste nell’affrontare direttamente la minaccia, limitando la quantità di dati che vengono controllati, esponendo il minor numero di dati possibile al furto o all’abuso e proteggendo i dati sensibili con la massima sicurezza possibile.

Mantieni i dati sensibili al loro posto

I dati strutturati rappresenteranno una sfida relativamente minore per quanto riguarda la conformità GDPR. Un tipico database aziendale viene gestito attivamente da un team di amministratori, che utilizzano strumenti progettati esattamente per il tipo di attività necessarie ai sensi del GDPR – report sui tipi e quantità di dati che un’organizzazione mantiene ed eliminazione dei dati relativi a individui specifici. Finché un database è adeguatamente protetto (inclusa la crittografia a livello di campo per i dati sensibili), è improbabile che crei spiacevoli sorprese per l’organizzazione che lo possiede.

I dati non strutturati, dati  memorizzati nei file, sono una questione diversa. Una volta che i dati vengono estratti da un database e salvati in un file, diventano molto più difficili da gestire. I dipendenti spesso salvano i file in posizioni inappropriate, li condividono con utenti non autorizzati e non riescono a proteggerli da furti o abusi. Molte delle più imbarazzanti e costose violazioni dei dati negli ultimi anni hanno riguardato file compromessi da impiegati disattenti.

Il modo migliore per gestire il rischio di dati sensibili su computer dei dipendenti, file server e account cloud è in primo luogo quello di rimuovere i dati che non dovrebbero essere presenti e crittografare i dati che rimangono. Le organizzazioni possono farlo utilizzando Smartcrypt per scansionare desktop, laptop alla ricerca di file contenenti informazioni sensibili e proteggere (o eliminare) tali file in base a politiche predefinite.

Aggiorna la tua politica di conservazione dei dati

La conservazione dei dati è uno dei temi ricorrenti mentre le organizzazioni di tutto il mondo si preparano al GDPR.

Anche se le disposizioni del GDPR in materia di conservazione dei dati non sono significativamente diverse dall’attuale direttiva UE sulla protezione dei dati, le organizzazioni dovrebbero garantire che “il periodo di conservazione dei dati personali sia limitato allo stretto necessario” e stabilire un calendario per la cancellazione dei dati. La prospettiva di pesanti sanzioni per il GDPR sta cambiando il modo in cui molte aziende pensano alla conservazione.

Quando un’organizzazione continua a conservare informazioni obsolete, non solo aumenta il carico sulle risorse di archiviazione e di trasmissione, ma si pone anche come obiettivo più ampio per hacker, spie e malintenzionati. L’unica cosa peggiore del pagamento del 4% del fatturato annuale a un’autorità di vigilanza del GDPR sarebbe il pagamento del 4% per la gestione errata dei dati che non avevi nemmeno bisogno.

Il GDPR è un’opportunità ideale per le organizzazioni per riunire i propri team di legali, di sicurezza IT e altre parti interessate per rivedere e aggiornare le politiche di conservazione dei dati. Definendo criteri che determinano il periodo di conservazione dei diversi tipi di dati, le imprese possono garantire di conservare informazioni veramente critiche, liberandosi nel contempo dei dati non necessari che possono solo potenzialmente causare problemi.

Smartcrypt di PKWARE è l’unica piattaforma per la sicurezza dei dati che integra il rilevamento, la classificazione e la protezione dei dati in un unico flusso di lavoro. Con Smartcrypt è possibile trovare, proteggere e gestire dati sensibili in tutta l’organizzazione da un unico punto di controllo.

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Fonte: PKWare