Semplificate la vostra attività con una gestione efficiente dell’inventario software

Le aziende di oggi si basano sul software. Inoltre, anche se le offerte di software-as-a-service sono in aumento, stiamo spendendo sempre di più per le applicazioni. La spesa IT per il software aziendale ha superato i 783 milioni di dollari nel 2022 e si prevede una crescita del 9,3% fino a 856 milioni di dollari nel 2023. Poiché le aziende continuano ad aggiungere software e applicazioni al loro patrimonio informatico, aumenta anche la necessità di mantenere un inventario software.

Ma cos’è la gestione dell’inventario software e perché è importante? In questo articolo vi spiegheremo tutto quello che c’è da sapere, tra cui la definizione e i vantaggi della gestione dell’inventario software, le sfide più comuni e le best practice per mantenere un inventario software completo e accurato.

Capire la gestione dell’inventario software

Che cos’è un inventario software?

Il concetto di inventario software non è troppo complesso: essenzialmente, significa tenere un inventario o un registro di tutti i software e le applicazioni utilizzati nell’ambiente IT. Un inventario software può includere un’ampia varietà di dati sul vostro patrimonio software, tra cui le installazioni, la data di installazione, le informazioni sulle versioni e sulle licenze, comprese le date di rinnovo e di scadenza.

Mantenendo un registro completo di tutti i software utilizzati dall’azienda – applicazioni desktop, driver di dispositivi, sistemi operativi, sistemi aziendali, applicazioni di sicurezza, software per server e altro ancora – si può contribuire a garantire che l’azienda disponga delle applicazioni necessarie per essere produttiva ed efficiente.

La gestione dell’inventario del software, talvolta chiamata Software Asset Management (SAM), è il processo di mantenimento di tale inventario. Le soluzioni di gestione dell’inventario software sono nate per semplificare il processo di gestione del software aziendale, aiutando i team IT a tenere traccia, acquistare, aggiornare il software e a gestire i rinnovi delle licenze.

Gli strumenti di gestione dell’inventario software presenti sul mercato non mancano, ma non sono tutti uguali! Una cosa che hanno in comune è che eliminano il noioso compito di tracciare e gestire il software utilizzando metodi manuali come i fogli di calcolo Excel.

Vantaggi dell’inventario software

Il mantenimento di un inventario software completo è una parte essenziale di una più ampia strategia di IT asset management (ITAM). Se eseguita correttamente, la gestione dell’inventario software offre numerosi vantaggi:

• Gestione del ciclo di vita: Avere un inventario del software rende più facile l’acquisto, la distribuzione, l’uso, il controllo, la protezione e lo smaltimento delle risorse software. Se non si conosce il software utilizzato dall’azienda, è impossibile eseguire queste attività essenziali del ciclo di vita del software.
• Ottimizzare la spesa per le licenze software: Molte soluzioni per l’inventario del software offrono funzionalità di gestione delle licenze che tracciano automaticamente le chiavi di licenza del software e creano una panoramica degli acquisti di licenze. In questo modo è possibile tenere traccia dei prezzi del software, cercare modi per raggruppare le licenze per risparmiare e ridurre il costo complessivo del software aziendale.
• Ridurre al minimo il software inutilizzato e lo shadow IT: tanto software, poca supervisione! Se la vostra azieda è come la maggior parte delle altre, ci sono tonnellate di applicazioni inutilizzate per le quali state ancora pagando i diritti di licenza. Probabilmente sono in corso anche molti acquisti di software non autorizzati, che portano a un costoso “Shadow IT”. Con un inventario software aggiornato, avete un maggiore controllo sulla proliferazione del software e potete eliminare le licenze per il software che nessuno utilizza.
• Correggere le vulnerabilità del software: La mancata corretta gestione dell’inventario del software può lasciare inosservate le vulnerabilità del software, aprendo la porta al crimine informatico. Ogni giorno emergono nuovi virus che minacciano il software e le risorse aziendali. Se disponete di un inventario software completo, potete individuare rapidamente le risorse software che necessitano di aggiornamenti o patch ed eliminare le vulnerabilità prima che si verifichi un attacco.
• Semplificare gli aggiornamenti e le patch: Sapere quali applicazioni sono installate e chi le utilizza semplifica il processo di aggiornamento e applicazione delle patch. In questo modo, è più facile garantire che i dipendenti dispongano delle versioni più recenti del software per mantenere la loro produttività, con i protocolli di sicurezza dei dati più aggiornati.
• Semplificare il roll-out del software: Grazie a un elenco completo dei software installati, saprete quali macchine scegliere per il roll-out del software. Ad esempio, quando Microsoft ha interrotto il supporto a Windows 7 e le aziende hanno dovuto distribuire in massa gli aggiornamenti a Windows 11, chi ha mantenuto un inventario del software si è trovato in una situazione migliore e ha potuto distribuire il nuovo sistema operativo in modo più rapido ed efficiente.
• Mitigare i rischi legali e di conformità: Gli audit software sono un evento comune nei dipartimenti IT delle aziende: Gartner riporta che la probabilità di un audit è oggi del 40% per le organizzazioni medio-grandi e si prevede un aumento del 20% all’anno. Inoltre, un audit può richiedere 60 giorni o più per essere completato, mettendo a dura prova le risorse IT. Essere impreparati ad affrontare un audit di questo tipo mette a rischio di multe per mancata conformità. Una soluzione di inventario software può aiutare a semplificare il processo di audit e a ridurre il rischio di non conformità.
• Pianificazione delle risorse: Un inventario software accurato può aiutare l’IT a pianificare le risorse, ad esempio a preparare gli asset per i nuovi dipendenti o a ridimensionarle dopo una riduzione della forza lavoro.

Secondo Gartner, le organizzazioni possono risparmiare fino al 30% nel primo anno di implementazione di un programma di Software Asset Management, e la prima fase di questo processo consiste nel creare e mantenere un inventario del software.

Sfide comuni nella gestione dell’inventario software

Gestione delle risorse distribuite

Poiché i dipendenti continuano a lavorare da remoto e la forza lavoro diventa sempre più mobile, la gestione degli asset distribuiti, siano essi hardware o software, è sempre più impegnativa per i reparti IT delle aziende. Circa il 25% della forza lavoro è ancora remota, il che significa che quasi tutte le organizzazioni devono gestire il software che risiede su un numero crescente di computer portatili e dispositivi mobili. A ciò si aggiunge la natura globale del business moderno, con molti dipartimenti IT aziendali che gestiscono risorse software in paesi e aree geografiche diverse.

Tenere traccia delle licenze software

Con l’espansione dell’IT, tenere traccia delle licenze software è altrettanto impegnativo. Non solo c’è un numero maggiore di licenze da gestire, ma i contratti di licenza sono di per sé complicati e le organizzazioni spesso sprecano denaro per licenze inutilizzate o duplicate. Senza un inventario software completo, è impossibile evitare queste insidie.

Gestire i problemi di compatibilità del software

State implementando una nuova applicazione in tutta la vostra azienda? È meglio assicurarsi che non sia incompatibile con altri software dell’azienda o con l’hardware su cui si intende installarla. I problemi di compatibilità del software possono rallentare l’implementazione, incidere sulla produttività e sui ricavi e frustrare i dipendenti, portando a punteggi di soddisfazione bassi da parte loro.

Sviluppare un piano di gestione dell’inventario

Valutare le risorse software

Lo sviluppo di un piano di gestione dell’inventario software inizia con la valutazione di tutte le risorse distribuite: dalle applicazioni installate sui dispositivi endpoint come desktop, server e laptop, ai dispositivi remoti e mobili, ai server e alle altre apparecchiature dell’infrastruttura, alle stampanti, alla tecnologia operativa, ai dispositivi IoT e altro ancora.

Stabilire un sistema di gestione dell’inventario

Abbiamo fatto molta strada dai fogli di calcolo e alle liste di controllo manuali. È importante creare un sistema di gestione dell’inventario software che esegua automaticamente la scansione della rete e raccolga le informazioni necessarie per completare l’inventario del software. Questo dovrebbe avvenire automaticamente a intervalli regolari e predeterminati, in modo da avere sempre a disposizione un inventario completo e accurato.

Automatizzare il processo di inventario del software

L’automazione è la chiave per una gestione efficace e coerente dell’inventario software. Invece di inserire manualmente i dati in un foglio Excel – un processo che è soggetto a errori umani e che raramente produce risultati completi o accurati – un sistema di gestione dell’inventario software esegue automaticamente la scansione di tutti i dispositivi della rete per garantire che nessun software rimanga non rintracciabile. La parte migliore? Non dovete nemmeno ricordarvi di eseguire la scansione, perché è automatica, e potete essere certi che i dati siano sempre aggiornati.

Best practice per la gestione dell’inventario software

Una volta stabilito il vostro piano, ecco alcune best practice per assicurarvi di ottenere il massimo dagli strumenti e dalle strategie di inventario del software:

• Trovate uno strumento che combini la gestione dell’inventario software con la gestione degli asset hardware, in modo da creare un’unica fonte per tutti i dati sugli asset IT dell’azienda. Lo strumento deve scansionare  automaticamente tutti i dispositivi Windows, Linux e Mac per ottenere un inventario software completo.
• Assicuratevi che gli aggiornamenti e le patch siano rapidi e tempestivi con una soluzione di inventario software che offra funzionalità di gestione delle patch e approfondimenti sulle vulnerabilità, in modo da poter individuare le macchine interessate e distribuire le correzioni in modo proattivo.
• Gestite in modo proattivo gli aggiornamenti software per evitare di lasciare vulnerabilità nel vostro software che potrebbero rappresentare un rischio per la cybersecurity. Mantenendo il vostro software sempre aggiornato, darete ai dipendenti gli strumenti e le funzionalità di cui hanno bisogno per rimanere produttivi e, di conseguenza, aumentare l’efficienza aziendale.
• Integrate i dati dell’inventario software con altre applicazioni dell’azienda, per semplificare altri processi, come gli acquisti e la contabilità, la business intelligence e altro ancora.

Qual è la vostra strategia di gestione dell’inventario software?

Nonostante la crescente adozione del SaaS, il software in azienda continuerà a rappresentare una parte importante della spesa IT per gli anni a venire. La gestione dell’inventario software è una pratica essenziale per i moderni dipartimenti IT preoccupati di ridurre la spesa, migliorare le prestazioni, mantenere il funzionamento ottimale dell’azienda e proteggere l’organizzazione e i suoi dati dalle minacce informatiche. Se non state ancora pensando di implementare un solido piano di gestione dell’inventario software, questo è il momento giusto.

Il primo passo è la creazione di un inventario software completo e accurato. Lansweeper sfrutta una combinazione di scansione degli asset agent-based e agentless e di tecnologia di riconoscimento dei dispositivi senza credenziali per creare un inventario completo degli asset IT, che include tutti gli asset hardware, software, tecnologia operativa, IoT e cloud presenti nel vostro ambiente IT. Fornisce informazioni granulari sulle risorse IT a portata di mano e può essere integrato facilmente in una solida soluzione di gestione dell’inventario software.

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Fonte: Lansweeper