Dopo due anni di polemiche e confusione, l’era del GDPR sta per iniziare. A partire dal 25 maggio, l’innovativo regolamento europeo sulla protezione dei dati personali entrerà in vigore in tutti i 28 paesi membri dell’UE, cambiando radicalmente il modo in cui le aziende e le agenzie governative gestiscono i dati personali.
Da quando il regolamento è stato adottato dal Parlamento europeo all’inizio del 2016, le organizzazioni di tutto il mondo hanno lavorato per capire che cosa richiede la legge e in che modo verrà applicata. Sondaggi indicano che molte organizzazioni hanno ancora molto lavoro da fare. In un recente studio di Ernst e Young, ad esempio, il 40% delle aziende europee e l’87% delle aziende americane hanno risposto che non avevano ancora un piano di conformità GDPR.
Se la tua organizzazione si sta preparando per il GDPR, ora è il momento giusto per valutare in che modo la legge influirà sulla tua organizzazione e cosa dovrai fare per conformarti. I passaggi elencati qui possono aiutarti a stabilire la priorità delle tue attività GDPR e assicurarti che i tuoi dati siano una risorsa piuttosto che una responsabilità quando la legge diventerà effettiva.
Per ulteriori informazioni su specifiche disposizioni del GDPR e sui concetti fondamentali alla base dei regolamenti, leggi il white paper sul GDPR, Data Protection by Design.
Determina la tua posizione
Se lavori in Europa, dovrai essere conforme al GDPR. A differenza del patchwork delle leggi sulla privacy e sulla sicurezza dei dati che lo hanno preceduto, il GDPR si applicherà ugualmente a qualsiasi organizzazione che raccolga o elabori i dati personali dei cittadini dell’UE, indipendentemente dal fatto che l’organizzazione abbia sede nell’UE. Ciò include le società nel Regno Unito (che fa ancora parte dell’UE fino al completamento del processo Brexit), nonché nelle Americhe e altrove.
È anche importante sapere se la tua organizzazione è considerata un “Data Controller” (Titolare del trattamento) o un “Data Processor” (Responsabile del trattamento) ai sensi di legge. I Data Controller sono organizzazioni che prendono decisioni in merito a quali informazioni saranno raccolte dai cittadini dell’UE e in che modo verranno utilizzati i dati, mentre i Data Processor elaborano semplicemente i dati per conto dei Data Controller. Questa può essere un’analisi complicata per alcune organizzazioni, poiché una singola azienda può essere sia un data controller che data processor e può avere diverse relazioni tra controller e processor con diversi partner.
Nominare un DPO
Se la tua organizzazione è tenuta a nominare un Data Protection Officer e non l’ha ancora fatto, ora è il momento. Il DPO sarà responsabile di un’ampia gamma di attività correlate alla conformità GDPR, compresi audit interni, formazione dei dipendenti e comunicazioni con i soggetti interessati (i cittadini dell’UE i cui dati vengono raccolti o elaborati dalla propria organizzazione).
Il DPO sarà anche responsabile per il mantenimento del rapporto della vostra organizzazione con le autorità di vigilanza di GDPR che applicano la legge nei paesi in cui operate. Questo include report di routine e avvisi richiesti in caso di violazione dei dati.
Valuta le tue policy
Nel mondo post-GDPR, le organizzazioni dovranno procedere con attenzione durante la raccolta di dati su siti Web o attraverso altri canali. I Data Controller sono tenuti ad ottenere il permesso che è “liberamente dato, specifico, informato e non ambiguo” al fine di raccogliere o utilizzare le informazioni personali di qualcuno. La legge impone requisiti di consenso ancora più stringenti per la raccolta di dati sui minori e per la raccolta di informazioni sulla salute e altre forme di dati altamente sensibili.
Le organizzazioni dovranno anche disporre di un processo per ricevere e soddisfare richieste di persone che desiderano una copia dei propri dati personali o che desiderano esercitare il proprio “diritto all’oblio”.
Valuta i tuoi dati
L’unico modo per assicurarsi che la tua organizzazione soddisfi gli obblighi di conformità alla protezione dei dati è capire esattamente quali tipi di dati hai, dove si trovano i dati e come sono protetti. La conformità GDPR richiede un approccio incentrato sui dati per la sicurezza informatica, incorporando ciascuna delle seguenti attività:
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Guarda come Smartcrypt può aiutarti a raggiungere gli obiettivi di conformità GDPR.
Rimani informato
Forse l’unica cosa certa del GDPR è che nessuno sa esattamente cosa succederà dopo il 25 maggio. Quante società usciranno dal mercato europeo invece di gestire i requisiti GDPR? Quante persone vorranno esercitare il loro diritto all’oblio? Con quale frequenza le autorità di vigilanza impongono la sanzione massima per non conformità?
Mentre ci avviciniamo alla data in cui entrarà in vigore la legge, osserviamo nuove indicazioni dal gruppo di lavoro GDPR dell’UE e dalle autorità di vigilanza con cui collaborerà la vostra organizzazione. Assicurati di controllare regolarmente le best practices in materia di protezione dei dati e i suggerimenti su come aumentare la fiducia dei clienti rispettando i tuoi obblighi di conformità.
Fonte: PKWare
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