Cosa è il Software Asset Management (SAM)?

Tanto software, poca supervisione! Questa potrebbe essere la sensazione di molti reparti IT negli ultimi tempi. Secondo MarketsAndMarkets, le dimensioni del mercato internazionale della gestione degli asset software dovrebbero registrare un Compound Annual Growth Rate (CAGR) – tasso di crescita annuale composto – del 18,1%, raggiungendo i 4,8 miliardi di dollari entro il 2026, rispetto ai soli 2 miliardi di dollari del 2021. Gartner riporta che la spesa aziendale per il software dovrebbe aumentare del 9,3% nel 2023.

La rapida crescita del software in azienda è stata determinata da diversi fattori, tra cui il crescente utilizzo di applicazioni software nelle imprese, la necessità di ottimizzare i costi, la crescente domanda di una gestione efficace delle licenze software e l’aumento del rischio di software non conforme. Il problema è che la gestione sta diventando difficile.

Il Software Asset Management (SAM) è il processo di gestione e ottimizzazione dell’uso delle risorse software all’interno di un’organizzazione. Il SAM comporta una gestione efficace ed efficiente delle licenze, delle installazioni e dell’utilizzo del software durante tutto il suo ciclo di vita, dall’acquisizione alla dismissione.

Il SAM è una pratica importante per le aziende perché aiuta a garantire la conformità agli accordi di licenza e a migliorare la gestione del rischio, eliminando le sanzioni legali e finanziarie in caso di non conformità. Inoltre, aiuta a prendere decisioni e consente alle aziende di realizzare risparmi sui costi eliminando le licenze software ridondanti, ottimizzando l’uso del software e negoziando accordi di licenza migliori con i fornitori di software.

In questo articolo esamineremo in modo approfondito la gestione degli asset software, compresi i concetti chiave e i vantaggi del SAM, il processo di gestione degli asset software, le sfide e le best practice, nonché gli strumenti e le tecnologie per un SAM efficace.

Concetti chiave del Software Asset Management

Passiamo in rassegna alcuni concetti chiave del SAM. Il primo è quello di licenza software: un accordo legale tra il proprietario di un software (“licensor”) e l’utente (“licensee”) che consente all’utente di utilizzare il software in base a determinati termini e condizioni. Le licenze software definiscono i diritti e le restrizioni per l’utilizzo del software, come il numero di installazioni, la durata della licenza ed eventuali limitazioni alla modifica, alla copia o alla distribuzione del software.

Tipi di licenze software

Esistono diversi tipi di licenze software:

• Le licenze proprietarie sono tipicamente utilizzate dalle aziende di software commerciale e limitano la possibilità dell’utente di modificare, copiare o distribuire il software. Queste licenze spesso richiedono all’utente il pagamento di una somma per il diritto di utilizzare il software.
• Le licenze open-source consentono agli utenti di modificare, copiare e distribuire il software, purché rispettino i termini e le condizioni della licenza, come ad esempio la condivisione del software modificato sotto la stessa licenza. Esistono diversi tipi di licenze open-source.
• Le licenze freeware consentono agli utenti di utilizzare il software gratuitamente, ma possono limitare la possibilità di modificare, copiare o distribuire il software.

Che cos’è la conformità alla licenza?

Per conformità alla licenza si intende il rispetto dei termini e delle condizioni di una licenza software da parte dell’utente. È una pratica essenziale, fondamentale, perché aiuta a proteggere i diritti di proprietà intellettuale del proprietario del software e a garantire che il licenziatario utilizzi il software in modo legale. Il mancato rispetto dei termini di una licenza software può portare a un’azione legale, con conseguenti multe, danni e altre ripercussioni.

Inoltre, la conformità delle licenze può aiutare le aziende a evitare potenziali rischi per la sicurezza, come l’uso di software non autorizzato o privo di licenza, che può rappresentare una minaccia significativa per la sicurezza e può causare violazioni dei dati, infezioni da malware e altri problemi di cybersecurity.

Vantaggi del Software Asset Management

I vantaggi del Software Asset Management, della conformità delle licenze e dell’ottimizzazione delle licenze sono molteplici:

• Risparmio sui costi: Poiché il SAM aiuta le aziende a ottimizzare l’uso delle licenze software, a evitare l’eccesso e la carenza di licenze e a eliminare gli acquisti di software non necessari, aiuta a minimizzare i costi del software e a ridurre le spese IT complessive. Gartner afferma che un’organizzazione può risparmiare fino al 30% della spesa software nel primo anno di implementazione di un programma di Software Asset Management.
• Gestione dei rischi: Ottimizzare l’uso del software e gestirlo correttamente aiuta a ridurre il rischio di incorrere in multe per mancata conformità. Le verifiche sui fornitori sono più rapide e semplici, perché le informazioni di cui i fornitori hanno bisogno sono prontamente disponibili.
• Maggiore sicurezza: Il SAM aiuta a identificare e gestire i rischi di sicurezza associati al software non autorizzato o privo di licenza, riducendo il rischio di violazioni della sicurezza e di perdita di dati.
• Migliore gestione dell’inventario software: Il SAM fornisce una visione centralizzata delle risorse software di un’azienda, facilitando il monitoraggio e la gestione dell’uso del software e garantendo che il software sia aggiornato e sicuro.
• Miglioramento del processo decisionale: Il SAM fornisce informazioni accurate e aggiornate su tutti gli asset software, aiutando l’IT a prendere decisioni informate sull’acquisto, l’aggiornamento e la dismissione del software.
• Miglioramento della gestione dei fornitori: Il SAM migliora la gestione dei rapporti con i fornitori, riducendo il rischio di pagamenti eccessivi e garantendo che i fornitori forniscano il livello di servizio e di assistenza previsto.

Processo del Software Asset Management

Il processo del Software Asset Management si articola in 5 fasi:

• Inventario e discovery: Poiché non è possibile gestire un software che non si sa di avere, la fase più importante consiste nell’individuare tutte le risorse software presenti in rete e creare un inventario dettagliato delle risorse software. Strumenti come Lansweeper snelliscono e semplificano questo processo.
• Analisi delle prestazioni e dell’utilizzo del software: Questa analisi prevede la raccolta di dati su vari aspetti dell’utilizzo del software, come il tempo di risposta delle applicazioni, il comportamento degli utenti, le prestazioni del sistema e l’utilizzo delle risorse. I dati possono essere utilizzati per identificare tendenze e schemi che possono indicare potenziali problemi, come i colli di bottiglia delle prestazioni del software o le vulnerabilità della sicurezza.
• Valutazione della conformità della licenza: Questa fase aiuta a determinare se un’azienda è conforme ai termini e alle condizioni dei vari contratti di licenza software. Può anche aiutare le aziende a identificare le opportunità per ottimizzare l’uso delle licenze software, ridurre i costi e migliorare i processi di gestione delle licenze.
• Ottimizzazione delle licenze: L’ottimizzazione delle licenze è il processo di massimizzazione del valore e di minimizzazione del costo delle licenze software all’interno dell’organizzazione. Ciò implica il monitoraggio dell’uso delle licenze software per garantire che l’azienda utilizzi le proprie licenze in modo efficiente e non abbia un eccesso di licenze o un difetto di licenze. Grazie all’ottimizzazione delle licenze, le aziende possono ridurre i costi del software, evitare rischi legali e garantire la conformità ai contratti di licenza. Inoltre, l’ottimizzazione delle licenze può aiutare le organizzazioni a identificare le opportunità di consolidare le licenze software, standardizzare l’uso del software e ridurre i tempi di inattività e i costi di supporto legati al software.
• Gestione degli acquisti e dei contratti: In questa fase l’azienda acquisisce nuovi software e servizi dai fornitori e gestisce i contratti associati per garantire che entrambe le parti rispettino i propri obblighi. Il processo di approvvigionamento prevede l’identificazione della necessità di beni o servizi, la selezione e la valutazione dei potenziali fornitori, la negoziazione dei contratti e, infine, l’acquisto dei beni o dei servizi. La gestione dei contratti prevede l’amministrazione e il monitoraggio degli accordi stipulati tra un’azienda e i suoi fornitori.

Sfide del Software Asset Management

Il Software Asset Management (SAM) può essere un compito complesso e impegnativo a causa di diversi fattori. Le aziende possono non avere visibilità sull’utilizzo del software, il che rende difficile tracciare e gestire le licenze in modo efficace. Inoltre, le licenze software possono essere complesse e difficili da capire, rendendo difficile la conformità. Spesso le aziende, soprattutto quelle più piccole, non dispongono di personale, competenze e strumenti sufficienti per un programma SAM efficace.

Inoltre, il panorama tecnologico è in continua evoluzione e nuove applicazioni software vengono rilasciate regolarmente. Ciò può rendere difficile per le organizzazioni eseguire il monitoraggio dell’utilizzo del software e tenere il passo con i modelli e gli accordi di licenza. Lo “Shadow IT” aggiunge ulteriore complessità. I dipendenti possono utilizzare applicazioni software non autorizzate, con conseguente mancato rispetto dei contratti di licenza.

Fortunatamente esistono delle best practice da seguire per semplificare la gestione delle risorse software, oltre a una serie di strumenti che affrontano queste sfide e automatizzano il processo.

Le best practice per il Software Asset Management

Una gestione efficace degli asset software può aiutare le aziende a ridurre i costi, minimizzare i rischi legali e migliorare l’efficienza operativa. Ecco alcune best practice per il SAM:

• Stabilire politiche e procedure SAM. Sviluppare e comunicare politiche chiare per il SAM che definiscano ruoli e responsabilità e stabiliscano processi per l’acquisto, la distribuzione e la dismissione del software. Le politiche devono anche delineare le procedure per il monitoraggio e la gestione delle licenze.
• Istruire i dipendenti. Formare i dipendenti sulle politiche e le procedure SAM, compresa l’importanza di rispettare i contratti di licenza e i rischi associati all’uso di software non autorizzato.
• Condurre regolari controlli sul software. Verificate regolarmente l’uso e le licenze del software per identificare i casi di licenza eccessiva o insufficiente e adottate le misure correttive necessarie. Inoltre, monitorate i fornitori per assicurarvi che rispettino gli accordi di licenza e forniscano il supporto e la manutenzione necessari.
• Utilizzare strumenti SAM. Utilizzate strumenti software per automatizzare il processo SAM, compresa l’individuazione del software, il monitoraggio delle licenze e il reporting sulla conformità.

L’adozione di queste best practice per il SAM contribuirà a ridurre i rischi e i costi e a ottimizzare l’uso e la disponibilità del software all’interno dell’organizzazione.

Strumenti e tecnologie per il Software Asset Management

Sebbene la gestione delle risorse software sia un impegno gravoso per la maggior parte delle aziende, gli strumenti che automatizzano e semplificano il processo riducono i costi, i problemi e i rischi associati, consentendo di ottenere i vantaggi della conformità e dell’ottimizzazione del software. Uno di questi strumenti è Lansweeper, la soluzione leader di mercato per la gestione delle risorse IT.

Lansweeper unisce la scansione degli asset agent-based e agentless con la tecnologia di riconoscimento dei dispositivi senza credenziali per creare un inventario completo degli asset IT, che comprende tutti i software utilizzati nell’azienda, oltre a tutti gli asset hardware, di tecnologia operativa, IoT e cloud presenti nel proprio ambiente. Le funzionalità di conformità delle licenze software della soluzione consentono di tenere traccia delle chiavi di licenza software in modo automatico e di creare una panoramica degli acquisti di licenze software. La combinazione di Lansweeper con una piattaforma SAM completa, come AssetLabs o Licenseware consente di disporre sempre delle informazioni più accurate e complete per la gestione del patrimonio software.

Maggiori informazioni su Lansweeper per la gestione delle risorse software e IT.

Fonte: Lansweeper